Trattamento dati personali

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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), la presente informativa descrive le modalità di raccolta, utilizzo e protezione dei dati personali dei clienti che effettuano prenotazioni o inviano richieste tramite il sito web dell’albergo.

1. Titolare del trattamento

Villa Carlotta di Carlotta Pochini Via IV Novembre, 2 – 56035 Lari (PISA) Mail info@villacarlottalari.it – Tel +39 3338955979

2. Tipologie di dati raccolti

I dati raccolti (inviati volontariamente dall’utente) possono includere:

  • Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale.

  • Dati relativi alla prenotazione: date di arrivo e partenza, tipologia di camera, servizi aggiuntivi richiesti, eventuali richieste o preferenze.

  • Dati tecnici di navigazione e sessione: cookie strettamente tecnici o di sessione necessari al corretto funzionamento del sito.

3. Finalità del trattamento, base giuridica e conservazione

BASE GIURIDICA
Risposta a richieste via modulo/email: Art. 6(1)(b) GDPR
Obblighi legali di conservazione: Art. 6(1)(c) GDPR
Cookie tecnici: Art. 6(1)(f) GDPR (v.avanti)

Finalità Dati trattati Base giuridica Periodo di conservazione
Gestione della prenotazione e conferma disponibilità Dati identificativi, di contatto e prenotazione Adempimento contrattuale Fino alla fine del soggiorno + 1 anno per eventuali obblighi amministrativi
Adempimenti fiscali e contabili Nome, cognome, indirizzo, dati di prenotazione Obbligo legale 10 anni
Comunicazioni relative al soggiorno Nome, cognome, contatti, richieste particolari Esecuzione contrattuale / Consenso Fino alla fine del soggiorno
Gestione di eventuali richieste di informazioni Dati volontariamente forniti nei form di contatto Consenso dell’interessato Fino alla risposta o revoca del consenso
Sicurezza e gestione del sito Dati tecnici di navigazione, cookie di sessione Interesse legittimo Fino alla chiusura della sessione

4. Modalità di trattamento e sicurezza

I dati personali sono trattati esclusivamente su sistemi di proprietà del titolare o del personale autorizzato, all’interno del territorio italiano.

Misure di sicurezza principali:

  • Firewall e antivirus aggiornati;

  • Backup periodici cifrati;

  • Crittografia dei dati sensibili durante archiviazione e invio interno;

  • Accesso limitato al personale autorizzato;

  • I fornitori tecnici possono avere accesso ai dati nei limiti strettamente necessari alla manutenzione del sito.

5. Cookie e tracciamento


“I sistemi informatici e le applicazioni preposte al funzionamento del sito acquisiscono, nel normale esercizio, alcuni dati tecnici di navigazione (es. indirizzo IP, orario di accesso, pagine visualizzate). Questi dati sono trattati unicamente per il corretto funzionamento del sito e per motivi di sicurezza e non sono utilizzati per identificare singolarmente gli utenti.”

Il sito utilizza solo cookie tecnici e di sessione:

  • Consentono la navigazione tra le pagine;

  • Mantengono aperta la sessione durante la prenotazione;

  • Garantiscono il corretto funzionamento dei form.

Non vengono utilizzati cookie di profilazione o di terze parti.

Gli utenti possono gestire le impostazioni dei cookie tramite il proprio browser.

6. Gestione Data Breach

In caso di violazione dei dati, il titolare:

  • Valuterà la gravità dell’incidente;

  • Provvederà a contenere la violazione e ripristinare la sicurezza dei sistemi;

  • Notificherà il Garante entro 72 ore se necessario;

  • Informerà gli interessati qualora ci sia un rischio elevato per i loro diritti.

7. Diritti dell’interessato

Gli utenti possono:

  • Accedere ai propri dati e conoscerne l’origine, finalità e modalità di trattamento;

  • Richiedere rettifica di dati inesatti;

  • Richiedere cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”);

  • Limitare o opporsi al trattamento;

  • Richiedere la portabilità dei dati;

  • Revocare il consenso prestato;

  • Opporsi a decisioni automatizzate, inclusa la profilazione.

Per esercitare i diritti: inviare richiesta a info@villacarlottalari.it.
Il titolare risponderà entro 30 giorni, salvo giustificato motivo di proroga.

L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

8. Comunicazione dei dati a terzi

I dati non saranno comunicati a soggetti terzi, salvo:

  • Obblighi di legge o richieste da autorità competenti.

9. Conservazione dei dati

  • Dati di prenotazione e contatto: fino a 1 anno dopo il soggiorno;

  • Dati fiscali e contabili: 10 anni;

  • Dati tecnici e cookie di sessione: fino alla chiusura della sessione.

10. Ruolo del webmaster

Il webmaster

  • Si occupa solo della gestione tecnica e manutenzione del sito;

  • Non ha accesso ai dati personali;

  • Non è responsabile del trattamento dei dati, né delle azioni del personale autorizzato.

 

PRIVACY POLICY ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

In accordance with Articles 13 and 14 of EU Regulation 2016/679 (GDPR), this policy describes the methods of collection, use, and protection of the personal data of customers who make bookings or send inquiries via the hotel's website.

1. Data Controller

The data controller for personal data is:
Villa Carlotta di Carlotta Pochini Via IV Novembre, 2 – 56035 Lari (PISA) Email info@villacarlottalari.it – Tel +39 3338955979

2. Types of Data Collected

The data collected (voluntarily sent by the user) may include:

  • Identification and contact data: first name, last name, e-mail address, telephone number, postal address.

  • Booking-related data: arrival and departure dates, room type, requested additional services, any specific requests or preferences (e.g., dietary).

  • Optional sensitive data: information regarding allergies, intolerances, or specific conditions voluntarily communicated by the guest. Sending this data implies the free and specific consent of the user.

  • Technical navigation and session data: strictly technical or session cookies necessary for the proper functioning of the site.

3. Purpose of Processing, Legal Basis, and Retention

BASE GIURIDICA
Art. 6(1)(b) GDPR
Art. 6(1)(c) GDPR


Purpose Processed Data Legal Basis Retention Period
Booking management and availability confirmation Identification, contact, and booking data Contractual fulfillment Until the end of the stay + 1 year for any administrative obligations
Tax and accounting compliance First name, last name, address, booking data Legal obligation 10 years
Communications regarding the stay First name, last name, contacts, special requests Contractual execution / Consent Until the end of the stay
Management of information requests Data voluntarily provided in contact forms Consent of the data subject Until the response or withdrawal of consent
Security and site management Technical navigation data, session cookies Legitimate interest Until the end of the session

4. Processing Methods and Security

Personal data are processed exclusively on systems owned by the controller or authorized personnel, within the Italian territory.

Main security measures:

  • Updated firewalls and antivirus;

  • Periodic encrypted backups;

  • Encryption of sensitive data during storage and internal transmission;

  • Limited access to authorized personnel;

  • No access to data by the external webmaster or technical providers.

5. Cookies and Tracking

The site uses only technical and session cookies:

  • They allow navigation between pages;

  • They keep the session open during booking;

  • They ensure the correct functioning of the forms.

No profiling or third-party cookies are used.

Users can manage cookie settings through their browser.

6. Data Breach Management

In the event of a data breach, the controller:

  • Will assess the severity of the incident;

  • Will act to contain the breach and restore system security;

  • Will notify the Supervisory Authority within 72 hours if necessary;

  • Will inform the data subjects if there is a high risk to their rights.

7. Rights of the Data Subject

Users can:

  • Access their data and know their origin, purposes, and processing methods;

  • Request rectification of inaccurate data;

  • Request erasure of data ("right to be forgotten");

  • Limit or object to the processing;

  • Request data portability;

  • Withdraw consent previously given;

  • Object to automated decision-making, including profiling.

To exercise your rights: send a request to info@villacarlottalari.it.
The controller will respond within 30 days, unless a justified reason for extension exists.

8. Disclosure of Data to Third Parties

The data will not be communicated to third parties, except for:

  • Legal obligations or requests from competent authorities;

  • Service providers strictly necessary for the booking (e.g., payment systems), always under confidentiality obligations.

9. Data Retention

  • Booking and contact data: up to 1 year after the stay;

  • Tax and accounting data: 10 years;

  • Technical data and session cookies: until the end of the session.

10. Role of the Webmaster

The webmaster and any external providers:

  • Deal only with the technical management and maintenance of the site;

  • Do not have access to personal data;

  • Are not responsible for data processing, nor for the actions of authorized personnel.

Il presente testo è stato fornito dal Titolare del sito web e dell’attività, Carlotta Pochini.